Latvijas dzimtsarakstu nodaļas un administratīvi teritoriālā reforma.
Civilstāvokļa aktu likuma 2. panta trešā daļa nosaka, ka dzimtsarakstu nodaļas izveidošana ir katras pagasta, pilsētas un novada pašvaldības kompetencē. Dzimtsarakstu nodaļas darbības iecirknis sakrīt ar attiecīgā pagasta, pilsētas un novada administratīvās teritorijas robežām. Pēc saskaņošanas ar tieslietu ministru vairākas pašvaldības var izveidot kopīgu dzimtsarakstu nodaļu, kā arī iespējams vienā pilsētā vai novadā izveidot vairākas dzimtsarakstu nodaļas.
Pēc Ministru kabineta lēmuma par attiecīga novada izveidošanas spēkā stāšanos novada domei ir jālemj par novada pašvaldības institucionālās struktūras, t. sk., dzimtsarakstu nodaļas, izveidošanu.
Pamatojoties uz novada domes lēmumu, apvienojot vairākas pagasta dzimtsarakstu nodaļas, jāizveido viena novada dzimtsarakstu nodaļa.
Beidzot savu darbību, dzimtsarakstu nodaļa(-as) lietvedībā esošo lietu un dokumentu nodošanai jāizveido komisija, kuras sastāvā bez dzimtsarakstu nodaļas vadītāja, kas nodod, un vadītāja, kas pieņem lietas, jāiekļauj arī pagasta pašvaldības darbiniekus.
Ja novadā apvienojas vairāk nekā divas dzimtsarakstu nodaļas, Tieslietu ministrija rekomendē nodošanas – pieņemšanas komisijā iekļaut ministrijas Dzimtsarakstu departamenta konsultantu, kurš palīdzēs rast atbildes darba procesā radušajos jautājumos.
Veicot dzimtsarakstu nodaļu apvienošanu, Tieslietu ministrijas rekomendē ievērot šādu kārtību:
- Tās dzimtsarakstu nodaļas, kura kā patstāvīga vienība darbu neturpinās, vadītājs komisijas klātbūtnē atlasa dokumentus, kuriem saskaņā ar lietu nomenklatūru beidzies glabāšanas termiņš, kā arī dzimtsarakstu nodaļas zīmogu un spiedogus, nodod tos iznīcināšanai, sastādot par to aktu.
- Civilstāvokļa aktu reģistrus iesien grāmatās un grāmatas ieraksta fondu uzskaites žurnālā.
- Komisija sagatavo dzimtsarakstu nodaļas dokumentu pieņemšanas –nodošanas aktu, kurā lietas uzskaita atbilstoši dzimtsarakstu nodaļas lietu nomenklatūrai un norāda neizlietoto dzimšanas, laulības un miršanas apliecību veidlapu skaitu, to sērijas un numurus.
- Pieņemšanas – nodošanas aktu sastāda trijos eksemplāros, no tiem vienu nodod jaunizveidotajai novada dzimtsarakstu nodaļai, otru nosūta Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam, bet trešo eksemplāru nodod zonālajam Valsts arhīvam.
Sastādītie civilstāvokļa aktu reģistri un cita dokumentācija jaunizveidotajai novada dzimtsarakstu nodaļai jānodot līdz tās darbības uzsākšanai.
Ja dzimtsarakstu nodaļu apvienošanas procesā rodas problēmas vai jautājumi, aicinām sazināties ar Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentu, kura speciālisti ir gatavi sniegt konsultācijas (tālr. 7830685).
